Meilimise põhitõed
Meilimise põhitõed e meilietikett
1. Kirja aadressid
Joonis 1. Kirja adressaadid
-
Saaja: reas hea näidata need, kellele e-kiri esmaselt on mõeldud.
-
Koopa: (Carbon copies) reas näidatakse need, kellele kiri on teadmiseks.
-
Pime koopia: Blind Carbon Copy - varjatud koopia. Vt joonis1.
2. Kirja teema
e Teema (vaata joonis 1.) e pealkiri
Kirja teema peab vastama kirja sisule. Näiteks: "Sünnipäev", "Kalale", "Probleem autoga", "Kodutöö nr 3" jne. Kunagi ei tohi jätta teemarida tühjaks. Selliseid kirju asutustes ei avata ning need kustutatakse viiruste kartustes.
Samuti ei kirjutata ka teemaks "Tere!" või "Tere" või "Tere, õpetaja!", see tuleb kirja sisusse.
Kui kirjutamise käigus muudad kirja sisu, siis muuda ka teemarida.
3. Kirja välimus ja ülesehitus
- Pöördumine (väldi koma [seda kasutatakse inglise keeles] tervituse ja viisakusvormeli järel) Näited: Tere, Nimi! Tere (ei kirjuta midagi ehk koma ei panda) Tere! Tere,
- Kirja sisu eraldatud lõikudena ja vasakjoondusena.
- Kui on kaasa pandud fail, siis teavitada sellest kirja saajat.
- Suuri faile ei panda kirjale kaasa. Need laetakse veebi üles ja saadetakse link.
- Viisakusvormel Näited: Kõike head! Kena päeva! Kohtumiseni Lugupidamisega Tervitustega,
- Kontaktandmed ametliku meili puhul. Soovitav on lisada kuni viis rida ning joondada samuti vasakule:
- Lugupidamisega
- Nimi
- metinimetus
- Firma nimi
- meiliaadress
- telefon ja fax
- Nagu ka koolis:
- Lugupidamisega
- Nimi
- klass
- Kool
- meiliaadree
4. Kirja sisu
- Kirja alguses oluline info.
- Kirja lõpus kokkuvõte ja soovi kordamine.
- Tähtaeg, mis ajaks soovite vastust. Selle võib kirjutada ka teemareale.
- Viidata meilile lisatud dokumentidele. Põhjuseks on asjaolu, et viirused võivad ennast "pookida" failina kaasa. Kui saadate faili, siis alati kirjutage: "Lisatud pildifailid." või "Fail lisatud manusena." või "Manusest leiate täpsustava faili." jne.
5. Kirja stiil
- Positiivse alatooniga.
- Selge ja mõistetav ühekordsel lugemisel:
- kasutada nimi- ja tegusõnu,
- kirjutada lihtlausetega,
- arusaadavad ja lühikesed sõnad,
- minimaalselt kasuta:
- võõrsõnu,
- termineid,
- omadussõnu
- Üheselt mõistetav.
- Faktidest tuletatud järeldused.
- Jälgige, et puuduksid kirjavead.
- Tühikute õige kasutamine näitab teid harituna ka teises kirjaoskuses.
6. Enne kirja saatmist kontrollin:
- Kas meili saaja aadress on õige. Kontrollida just listikirjade puhul.
- Kas meil on üheselt mõistetav ja ülevaatlik.
- Alles on jäetud eelmistest kirjadest vajalik info, et ka mitteteadlik inimene saab kirjutatust aimu.
7. Teade kirja kättesaamise kohta
Elektroonilise ametliku kirjavahetuse puhul ei ole soovitav kasutada postiprogrammide võimalust saada teade kirja kättesaamise kohta. See jätab mulje, et Te ei usalda adressaati. Kui tahate olla kindel, et kiri jõudis kohale, siis on viisakam lisada kirjale palve teavitada kirja kättesaamisest.
8. Emotikonid
Et Teid peetaks ikka tõsiseks inimeseks, ei tohi ametikirjades kasutada emotikone.
9. Kirjale vastamine
Kirjale vastamist alustada kirja ülaosast e vastus kirjutada saadud kirja kohale st Teile saadetud kiri jääb alla alles. See on vajalik selleks, et oleks probleemist ülevaade. Mitte kirjutada vastus saadetud kirja lõppu.
Samuti võib vahele kirjutada, kuid seda tuleks kirja ülaosas täpsustada.
Heaks tavaks peetakse, et e-kirjale vastatakse kolme päeva jooksul. Erandiks on loomulikult arvutist eemalolek või interneti puudumine. Hea oleks siis kasutada "Automaatvastust", kuid kõik meiliteenuse pakkujad seda võimalust pole lisanud.
Samuti tuleb tingimata kinnitada e-kirja failide kättesaamine, et saatja oleks kindel, et kiri on kätte saadud ja failid avanenud. Kui vastamiseks kulub rohkem aega, tuleb saatjat sellest teavitada, selgitada hilinemise põhjus ja näidata ära ligikaudne vastamise aeg.
10. Failide saatmine kirjaga
Faili lisamisel kirjale tuleb alati kirja saajat sellest teavitada.
Näiteks:
- Lisan digiallkirjastatud manuse.
- Kirjaga on kaasas aruande fail.
- Fail on lisatud manusesse.
See teavitamine on vajalik turvalisuse kaalutlustel.
Pea meeles:
- kirjale ei lisata suuremaid faile kui 1MB;
- suured failid riputatakse internetti;
- saajale saadetakse faili link;
- enne suuremahuliste failide saatmist on viisakas saajalt küsida, kas ta saab või tahab nii suuri faile saada.
11. Automaatvastus
Seda teenust kasutatakse siis, kui olete puhkusel või ärireisil ning ei ole võimalik meile lugeda.
Tänage kirja saatjat ning lisage oma tagasituleku kuupäev ning teie asendaja kontakandmed. Kui on võimalik anda oma kontaktid eemalviibimisel ajal, siis tehke seda. Kiri lõpeb alati viisakusvormeliga ning teie nimega.
12. E-posti aadress
E-posti aadressi tegemisel on soovitav aadressis kasutada oma nime.
Ei ole erandlik, kui lapsevanem kirjutab õpetajale kirja ning tema meiliaadress on "sexgirl@..." või "kiisuke@..." Mõelge enne, kui teete selliseid meiliaadresse. Kunagi kasvavad kõik suureks.
Kindlasti peab saatja kohal olema ees ja perenimi, mitte tähtede kombinatsioon või hüüdnimi.
Loe lisaks: